पत्र लेखन विधि | आवश्यकता | परिभाषा | विशेषता | महत्त्व | अंग | प्रारूप

पत्र लेखन की आवश्यकता

मनुष्य सामाजिक प्राणी है। वह अपने दुख-सुख दूसरों में बाँटना चाहता है। जब उसका कोई प्रिय व्यक्ति उसके पास होता है तब वह मौखिक रूप से अभिव्यक्त कर देता है परंतु जब वही व्यक्ति दूर होता है तब वह पत्रों के माध्यम से अपनी बातें कहता और उसकी बातें जान पाता है वास्तव में पत्र मानव के विचारों के आदान-प्रदान का अत्यंत सरल और सशक्त माध्यम है। पत्र हमेशा किसी को संबोधित करते हुए लिखे जाते हैं, अत: यह लेखन की विशिष्ट विधा एवं कला है। पत्र पढ़कर हमें लिखने वाले के व्यक्तित्व की झलक मिल जाती है।

पत्र की परिभाषा

जब हम मनुष्य लिखित माध्यम से अपने विचारों को दुसरे तक पहुंचाते हैं तब पत्र लेखन की प्रक्रिया सम्पन्न होती है। पत्र में आत्मीयता व संस्कार की झलक स्पष्ट देखी जा सकती है।

पत्र की विशेषताएं

उद्देश्य पूर्णता– कोई भी पत्र अपने कथन या मंतव्य में स्वतः संपूर्ण होना चाहिए। उसे पढ़ने के बाद तद्विषयक किसी प्रकार की जिज्ञासा, शंका या स्पष्टीकरण की आवश्यकता शेष नहीं रहनी चाहिए। पत्र लिखते समय इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि कथ्य अपने आप में पूर्ण तथा उद्देश्य की पूर्ति करने वाला हो।

शिष्टता-सरकारी, व्यावसायिक तथा अन्य औपचारिक पत्र की भाषा-शैली शिष्टतापूर्ण होनी चाहिए। अस्वीकृति, शिकायत, खीझ या नाराजगी भी शिष्ट भाषा में ही प्रकट की जाए तो उसका अधिक प्रभाव पड़ता है।

चिह्नांकन- पत्र में प्रयुक्त चिह्न पर हमें विशेष ध्यान देना चाहिए। चिह्न से अंकित अनुच्छेद का प्रयोग करना चाहिए। प्रत्येक नए विचार, नई बात के लिए पैराग्राफ, अल्प-विराम, अद्र्ध-विराम, पूर्ण विराम, कोष्टक आदि का प्रयोग उचित स्थल पर ही होना चाहिए।

सरलता-पत्र सरल भाषा में लिखना चाहिए। भाषा सीधी, स्वाभाविक व स्पष्ट होनी चाहिए। अतः पत्र में व्यक्ति को पूरी आत्मीयता और सरलता से उपस्थित होना चाहिए।

प्रभावोत्पादकता-पत्र की शैली ऐसी हो जिससे पाठक प्रभावित हों। हमारे विचारों की छाप पत्र में स्पष्ट दिखाई देनी चाहिए। इसके लिए शैली परिमार्जित होनी चाहिए। वाक्यों का नियोजन, शब्दों का प्रयोग, मुहावरों का प्रयोग अच्छी भाषा के आवश्यक गुण हैं।

आकर्षकता व मौलिकता-पत्र का आकर्षक व सुंदर होना भी महत्त्वपूर्ण होता है। मौलिकता भी पत्र का एक महत्त्वपूर्ण अंग है। पत्र में घिसे-पिटे वाक्यों के प्रयोग से बचना चाहिए। पत्र-लेखक को पत्र में स्वयं के विषय में कम तथा प्राप्तकर्ता के विषय गुण में अधिक लिखना चाहिए।

स्पष्टता-पत्र की भाषा में स्पष्टता होनी चाहिए। स्पष्ट तथा मधुर भाषा वाला पत्र प्रभावी होता है। शब्दों का चयन, वाक्य रचना की सरलता पत्र को प्रभावशाली बनाती है।

संक्षिप्तता-पत्र की भाषा में संक्षिप्तता होनी चाहिए। उसमें अनावश्यक विस्तार नहीं होना चाहिए। संक्षिप्तता का अर्थ है पत्र अपने आप में पूर्ण हो। व्यर्थ के शब्द जाल से मुक्त होना चाहिए।

पत्र के अंग

पत्र लिखने वाले का पता तथा तिथि

आजकल ये दोनों पत्र के ऊपर बाएँ कोने में लिखे जाते हैं। निजी अथवा व्यक्तिगत पत्रों में प्रायः यह नहीं लिखे जाते किंतु व्यावसायिक और कार्यालयी पत्रों में पते के साथ-साथ प्रेषक का नाम भी लिखा जाता

पाने वाले का नाम व पता

प्रेषक के बाद पृष्ठ की बाई ओर पत्र पाने वाले का नाम व पता लिखा होता है। नाम के स्थान पर कभी-कभी केवल पदनाम भी लिखते हैं। कभी-कभी नाम तथा पदनाम दोनों लिखे जाते हैं। पानेवाले का विवरण इस प्रकार होना चाहिए नाम, पदनाम, कार्यालय का नाम, स्थान, शहर, जिला और पिन कोड।

विषय-संकेत

औपचारिक पत्रों में यह आवश्यक होता है कि जिस विषय में पत्र लिखा जा सकता है उस विषय को अत्यंत संक्षेप में पाने वाले के नाम और पते के पश्चात् बाई ओर से विषय शीर्षक देकर लिखें। इससे पत्र देखते ही पता चल जाता है कि मूल रूप में पत्र का विषय क्या है।

संबोधन

विषय के बाद पत्र के थाई और संबीयन सूचक शब्द का प्रयोग किया जाता है। व्यक्तिगत पत्र में प्रिय लिखकर प्राप्तकर्ता का नाम या उपनाम दिया जाता है। जैसे-प्रिय सचेत, प्रिय रेखा, प्रिय नरेश, प्रिय अरुणा। अपने से बड़ों के लिए प्रिय के स्थान पर पूज्य, मान्यवर, श्रद्धेय आदि शब्दों का प्रयोग किया जाता है। सरकारी पत्रों में प्रिय महीदय/प्रिय महोदया लिखा जाता है।

पत्र की मुख्य सामग्री

सम्बोधन के पश्चात् पत्र की मूल सामग्री लिखी जाती है। आवश्यकता, समय तथा परिस्थिति के अनुसार विषय में परिवर्तन होता रहता है।